המדריך לסדר מנצח בשולחן העבודה

איך שומרים על סדר בשולחן העבודה במחשב?

לאחר כמה עבודות אנחנו קולטים שיש לנו המון קבצים במחשב ועם זאת לוקח לנו הרבה זמן למצוא קובץ מסוים כי אנחנו לא זוכרים איפה הוא נמצא או כי הוא שוכפל כמה פעמים ובכמה תיקיות שונות ואנחנו לא זוכרים מה מהם הקובץ העדכני.

הנה כמה טיפים עבורכם לסידור מנצח של שולחן העבודה:

1. לכל פרויקט יש ליצור תיקייה נפרדת עם שם הפרויקט.

2. כאשר יש לכם כמה סוגים של קבצים, שלא כולם קבצי עבודה, חלק מסמכים, חלק קבצים ישנים שיש לסדר ביניהם ועוד קבצים שונים, מומלץ לסדר אותם לפי הצורה הבאה:

*חשוב לציין שהשיטות במאמר הזה מתאימות לכל התחומים ולא רק לתחומי העיצוב.

את קבצי העבודה הרבים ניתן לחלק לתיקיות לפי נושא וסוג הקבצים. לאחר מכן לחלק לתיקיות לפי תאריכים בהם הקבצים נעשו.

בשום פנים ואופן אין להעתיק קבצים מתיקיית "גרפיקות" למשל, לתיקיית "מצגות". זה עלול ליצור בלאגן במיוחד כשאפשר פשוט לגרור את הקבצים או להעלות אותם ישר לתוכנת המצגת. טעות כזאת עלולה לבלבל אתכם או את האנשים הנוספים שעובדים אתכם, ולא פחות גרוע להעמיס ולהכביד ולתפוס מקום במחשב.

3. לא משאירים קבצים פתוחים אם הם לא בשימוש! זה ימנע בלאגן, עומס וקריסת המחשב שעלול להביא לאי שמירת הקבצים ועבודה כפולה.

4. לתת שם זכיר לכל קובץ! כדי שתבינו לאיזה פרויקט הוא שייך, מה הגודל שלו, תאריך, מה נמצא בקובץ.

דוגמא לשמות נפוצים ולא טובים: "סרטון סופי סופי", "הדמיה XXXX1", "הדמיה6XXXXXX".

דוגמאות לשמות טובים: "הדמיית אולם כניסה 12.3", "נינה כץ כרטיס ביקור 5.5 גודל 5X9".

5. אל תשאירו קבצים על גבי שולחן העבודה. תמיד תשימו אותם בתיקיות בצורה מסודרת. זה ימנע בלאגן ועומס על המחשב.

6. מיילים - תקדישו כמה דקות ביום לסידור תיבת הדואר שלכם, למחיקת דואר שאין בו צורך וקריאת דואר שיכול להיות חשוב וחבל שתפספסו אותו. אל תשאירו מיילים במצב של "לא נקרא".

7. מקמו בשולחן העבודה את היישומים בהם יש לכם שימוש רב, מומלץ גם בשורת המשימות. מומלץ לסדר אותם בטור או בשורה, בצורה מסודרת ולא אקראית במיקומים שונים על המסך. אל תשימו בשולחן העבודה שלכם תוכנות שאתם לא משתמשים בהם, זה מכביד על המחשב.

8. כדאי שסל המחזור יהיה באחת הפינות של המסך ולרוקן אותו מידי פעם אם אתם יודעים שאינכם צריכים את הקבצים שהעברתם אליו. אותם קבצים עדיין תופסים מקום בזיכרון של המחשב שלכם.

בהצלחה!